Steeds meer MKB-bedrijven in Nederland kiezen voor een externe vertrouwenspersoon. Dat is geen toeval. Op de werkvloer kunnen situaties ontstaan die medewerkers liever niet met een collega of leidinggevende bespreken. Pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie of een integriteitskwestie zijn onderwerpen waarbij mensen een neutraal en veilig aanspreekpunt nodig hebben. Een externe vertrouwenspersoon biedt precies dat. Bovendien staat er wetgeving in de maak die dit voor bedrijven met tien of meer werknemers verplicht gaat stellen, al wacht het wetsvoorstel nog op behandeling door de Eerste Kamer. Voor MKB-ondernemers die hun zaakjes goed willen regelen, is het een onderwerp om nu al serieus te nemen.
Een vertrouwenspersoon is in de eerste plaats een luisterend oor. Medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag op de werkvloer, kunnen bij hem of haar hun verhaal kwijt zonder dat dit verder gaat. Dat is geen kleinigheid: de vertrouwenspersoon heeft namelijk een wettelijke geheimhoudingsplicht. Gesprekken worden niet gedeeld met anderen binnen de organisatie, tenzij de medewerker daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Intern geldt bovendien het verschoningsrecht, wat betekent dat een vertrouwenspersoon niet verplicht is om informatie door te geven, tenzij er sprake is van een misdrijf. Naast het luisteren helpt de vertrouwenspersoon ook bij het verkennen van mogelijke vervolgstappen, zoals bemiddeling of het doorverwijzen naar verdere hulp. De vertrouwenspersoon moet zich ook houden aan de AVG-privacyregels, zo stelt de Kamer van Koophandel.
Bij grote organisaties is een interne vertrouwenspersoon soms een logische keuze. Maar binnen het MKB liggen de verhoudingen anders. In een klein bedrijf kent iedereen elkaar. Dat maakt het voor medewerkers moeilijker om gevoelige kwesties te bespreken met iemand die ook gewoon aan de overkant van de tafel zit tijdens de lunch. Een externe vertrouwenspersoon heeft geen binding met de interne hiërarchie en brengt daardoor een onafhankelijke en objectieve blik mee. Medewerkers voelen zich vrij om hun verhaal te doen, zonder angst voor gevolgen of voor de mening van collega's. Zoals KVK ook aangeeft, past een externe vertrouwenspersoon juist bij kleinere MKB-bedrijven, zoals een bakker of slager met weinig werknemers, vaak beter dan een interne variant.
Werkgevers zijn op basis van de Arbowet al verplicht om een veilige werkplek te bieden en medewerkers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting, ook wel PSA genoemd. Denk daarbij aan werkstress, pesten of intimidatie. Het wetsvoorstel dat de aanstelling van een vertrouwenspersoon expliciet verplicht stelt voor organisaties met tien of meer werknemers, is in mei 2023 aangenomen door de Tweede Kamer en ligt nu bij de Eerste Kamer. MKB Nederland steunt het voorstel volledig en heeft gepleit voor de mogelijkheid om een externe vertrouwenspersoon aan te stellen, bijvoorbeeld via een brancheorganisatie of arbodienst, om de kosten en administratieve lasten beheersbaar te houden. Het wachten is nog op de definitieve inwerkingtreding, maar de richting is duidelijk.
De kosten voor een externe vertrouwenspersoon vallen voor de meeste MKB-bedrijven mee. De meeste aanbieders werken met een jaarabonnement, waarbij het aantal meldingen of gesprekken niet direct van invloed is op de prijs. Een gemiddeld jaarabonnement kost tussen de 300 en 1.700 euro, afhankelijk van het aantal medewerkers en de taken die zijn inbegrepen, aldus de Kamer van Koophandel. Voor extra diensten, zoals het geven van voorlichting aan het personeel, wordt doorgaans een uurtarief tussen de 100 en 140 euro gerekend. Sommige aanbieders hanteren ook een flexibel model waarbij per uur of per melding wordt gefactureerd. De investering is relatief klein vergeleken met de kosten van langdurig ziekteverzuim: werkgerelateerde psychische klachten zijn goed voor 64 procent van de zes miljard euro aan werkgerelateerde verzuimkosten in Nederland.
Niet iedere aanbieder is hetzelfde. Een aantal zaken is de moeite waard om bij na te denken voordat je een keuze maakt. Zo is certificering een belangrijk kwaliteitskenmerk. Vertrouwenspersonen die zijn opgenomen in het LVV-register (Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen) voldoen aan vastgestelde eisen op het gebied van opleiding en onafhankelijkheid. Bereikbaarheid is een ander punt. Wanneer een medewerker een melding wil doen, is het fijn als er snel gehoor is, ook buiten kantooruren. Verder is het handig om te weten of medewerkers kunnen kiezen voor een mannelijke of vrouwelijke vertrouwenspersoon, omdat dit de drempel om contact op te nemen kan verlagen. Tot slot is het verstandig om goed na te denken over wat de vertrouwenspersoon precies mag weten en aan wie er gerapporteerd wordt, zodat er later geen onduidelijkheid over ontstaat.
Er zijn meerdere partijen in Nederland die zich specifiek richten op het MKB. Een van de bekendere namen is Eckcellent Vertrouwenspersoon. Eckcellent werkt met LVV-gecertificeerde professionals die door heel Nederland actief zijn. Medewerkers kunnen zelf kiezen of ze liever met een man of een vrouw spreken. Het eerste consult per jaar is gratis en er wordt binnen één werkdag gereageerd op een melding. Eckcellent werkt met een vast tarief per jaar, gekoppeld aan het aantal medewerkers, wat voor MKB-bedrijven overzichtelijk is. Andere partijen die zich richten op het MKB zijn onder andere VertrouwensUnie, AndereWending, MKBvertrouwenspersoon.com en Expert in Vertrouwen. Elk heeft een eigen aanpak, maar de rode draad is vergelijkbaar: onafhankelijke ondersteuning, geheimhouding en bereikbaarheid voor medewerkers die ergens mee zitten.
Het aantrekken en vasthouden van goed personeel is voor veel MKB-bedrijven een uitdaging. Een vertrouwenspersoon kan daarin een rol spelen, ook al is dat niet altijd het eerste dat je eraan denkt. Onderzoek laat zien dat medewerkers steeds vaker willen weten of een organisatie beschikt over een vertrouwenspersoon en een gedragscode, voordat ze ergens gaan werken. Organisaties die sociale veiligheid serieus nemen, zijn daarmee aantrekkelijker als werkgever. Daarnaast draagt een goed functionerende vertrouwenspersoon bij aan minder escalatie van conflicten, een lager ziekteverzuim en een werkomgeving waar mensen zich gehoord voelen. Dat heeft uiteindelijk ook een positief effect op de bedrijfsresultaten.
Een externe vertrouwenspersoon aanstellen is één stap, maar communicatie erover is minstens zo belangrijk. Als werkgever ben je verplicht om alle medewerkers te informeren over wie de vertrouwenspersoon is, hoe die bereikbaar is en wat de vertrouwenspersoon wel en niet kan doen. Een korte introductievideo, een poster op de werkvloer of een e-mail aan het team kan al een groot verschil maken in de zichtbaarheid. Hoe meer medewerkers weten dat de optie er is, hoe eerder ze er gebruik van maken wanneer dat nodig is. Sommige aanbieders helpen ook actief bij die communicatie, bijvoorbeeld door een kennismakingsmoment te organiseren.
Voor MKB-ondernemers die twijfelen of een externe vertrouwenspersoon iets voor hun organisatie is, is het antwoord van veel kanten hetzelfde. De drempel voor medewerkers om moeilijke situaties bespreekbaar te maken, daalt aanzienlijk als er een onafhankelijk aanspreekpunt is. Problemen worden eerder gesignaleerd, escalatie wordt vaker voorkomen en medewerkers merken dat hun werkgever het welzijn op de werkvloer serieus neemt. Of het nu gaat om een bedrijf met twaalf of honderdtwintig medewerkers, een externe vertrouwenspersoon is geen luxe meer, maar een bewuste keuze voor een gezonde werkomgeving.
